Policy for Compliance og samfunnsansvar

Formål og omfang

• Sikre at konsernet tar en aktiv rolle i utøvelsen av sitt sosiale, samfunnsmessige, lovmessige, etiske og miljømessige ansvar i sine virksomheter

• Sikre at de tiltak konsernet gjør er i overensstemmelse med konsernets kjerneverdier og etiske regler.

• Etterlevelse av pålagte og frivillige forpliktelser (relevante lover og forskrifter).

• Bidra til å forebygge og sikre at eventuelle hendelser blir håndtert korrekt.

Overordnede føringer og prinsipper

Compliance

• Bertel O. Steen har nulltoleranse mht. brudd på lover og retningslinjer, herunder korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet.

• Eventuelle mistanker om brudd på lover og retningslinjer skal håndteres i tråd med konsernets retningslinjer for gjennomføring av undersøkelser.

• Dersom det avdekkes forhold som gir grunnlag for anmeldelse og/eller selvrapportering til relevante myndigheter, skal anmeldelse eller selvrapportering gjennomføres.

Se forøvrig prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold og prosedyre for avvikshåndtering.

Samfunnsansvar

• Alle transaksjoner og tiltak som gjøres skal tåle dagens lys.

• Samfunnsansvar skal være en integrert og kontinuerlig del av konsernets forretningsdrift.

• Bertel O. Steen skal være medlem i UN Global Compact, og skal drive sin virksomhet i overensstemmelse med kravene gitt av:

  • UN Global Compacts prinsipper for ansvarlig næringsliv

  • FNs verdenserklæring om menneskerettigheter

  • FNs barnekonvensjon

  • Den internasjonale arbeidsorganisasjonens (ILO) konvensjoner om barnearbeid (C138, C182), tvangsarbeid (C029, C105), diskriminering (C100, C111) og organisasjonsfrihet (C087, C098)

  • ISO 14001 Ledelsessystemer for miljø

• Ved inngåelse av avtaler og transaksjoner i konsernets virksomheter skal samfunnsansvarlige prinsipper legges til grunn, og være i overensstemmelse med denne policyen.

• Leverandører og samarbeidspartnere skal på forespørsel kunne avgi samsvarserklæring for sin virksomhets oppfyllelse av Bertel O. Steens Prinsipper for leverandøratferd, og gi Bertel O. Steen adgang til å gjennomgå og verifisere dette.

Informasjon og kommunikasjon

Kommunikasjon skal følge retningslinjer gitt i Policy for intern og ekstern kommunikasjon. Rapportering på compliance, samfunnsansvar og bærekraft skal følge prinsippene gitt av Global Reporting Initiativ (GRI).

Opplæring

• Alle ansatte skal gjennomgå obligatorisk opplæring som omhandler temaer som varsling, etiske retningslinjer og økonomisk kriminalitet.

• Enkelte medarbeidere, blant annet innkjøpere, selgere mv., gis ytterligere opplæring basert på risikovurdering.

• Hele konsernet skal ta læring av eventuelle hendelser gjennom kunnskapsdeling.

Kommunikasjon

• Det skal årlig utarbeides en rapport om konsernets samfunnsansvarlige tiltak, og dette skal inntas i konsernets årsrapport.

• Våre Prinsipper for leverandøratferd og denne policyen skal være tilgjengelig i vårt styringssystem og på vår hjemmeside, og foreligge på både norsk og engelsk.

• Fokus på risiko for økonomisk kriminalitet og forebygging av dette, herunder toppledelsens fokus, skal kommuniseres tydelig både internt og eksternt.

Kontrollmiljø

• Vi skal ha en høy etisk standard i all forretningsdrift.

• Vi skal klart definere ansvar og myndighet for å sikre etterlevelse av lover og retningslinjer.

• Alle ansatte skal årlig ta obligatorisk opplæring i etiske retningslinjer

• Våre Prinsipper for leverandøratferd er tilgjengelig for eksterne via vår hjemmeside.

• Varsling av kritikkverdige forhold kan gjøres gjennom intern og ekstern varslingskanal for ansatte og utenforstående (se prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold).

• Våre belønningssystemer skal ikke bidra til å øke risikoen for brudd på lover og retningslinjer.

• Etterlevelse av denne policyen, lover og retningslinjer skal ilegges vekt ved evalueringer, forfremmelser mv.

Risikovurderinger

Risikovurdering på compliance, samfunnsansvar og bærekraft inngår i konsernets risikostyring (se Policy for risikostyring).

Kontrolltiltak

Finansielle kontrolltiltak

• Internkontrollen skal bestå bl.a. av fullmakter, arbeidsdeling, økonomireglement, kontrollerfunksjon og rutiner for periode- og årsavslutning.

• Fullmaktsstruktur skal beskrive anvisnings- og attestasjonsfullmakter, samt beslutningsmyndighet knyttet til innkjøp, godkjennelse av fakturaer og investeringsbeslutninger (se Fullmaksmatrise)

• De finansielle kontrolltiltak skal være beskrevet i Økonomihåndboken.

Ikke-finansielle kontrolltiltak

• Skriftlig prosedyre for gjennomføring av bakgrunnssjekk av leverandører og av ansatte ved rekruttering. Gjennomføring av bakgrunnssjekk skal være basert på en risikovurdering.

• Kurs og opplæring skal være en viktig del av ikke-finansielle kontrolltiltak.

Ansvar og myndighet

• Konsernstyret, Revisjonsutvalget og konsernsjef:

  • legger føringer for vårt arbeid med compliance og samfunnsansvar

  • allokerer tilstrekkelige ressurser til vårt arbeid med compliance og samfunnsansvar

• Linjeledelse fra konsernledelse til avdelingsledere:

  • påser at arbeid med compliance og samfunnsansvar i eget virksomhetsområde er etablert, dokumentert, gjennomført og fulgt opp på en systematisk og hensiktsmessig måte i daglig drift

  • ansvarlig for at policyen etterleves og at alle ansatte blir gjort kjent med den

• Compliance Officer:

  • har operativt ansvar for denne policyen

  • møter i Revisjonsutvalg årlig for å redegjøre for effekten av policyen og eventuelle faktiske hendelser

  • kontakter leder av Revisjonsutvalg og/eller styreleder for å diskutere eventuelle saker knyttet til eget ansvarsområde

• Alle ansatte:

  • setter seg inn i og etterlever denne policyen

  • varsler Compliance Officer, nærmeste leder eller iht. gjeldende varslingsrutiner ved mistanke om brudd på lover, retningslinjer eller denne policyen.

Relaterte artikler

• Prinsipper for leverandøratferd
• Åpenhetsloven