Compliance-policy

Bertel O. Steen har definert følgende compliance-policy.

Formål og omfang

Sikre at konsernet tar en aktiv rolle i utøvelsen av sitt sosiale, samfunnsmessige, lovmessige, etiske og miljømessige ansvar i sine virksomheter
Sikre at de tiltak konsernet gjør er i overensstemmelse med konsernets kjerneverdier og etiske regler
Etterlevelse av lover og regler
Bidra til å forebygge og sikre at eventuelle hendelser blir håndtert korrekt.

Vi skal ha en høy etisk standard i all forretningsdrift
Alle transaksjoner og tiltak som gjøres skal tåle dagens lys
Vi har nulltoleranse mht. brudd på gjeldende lovverk, herunder korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet
Mistanker om brudd på lover og interne regler skal rapporteres som avvik eller via varslingskanal
Avdekkede forhold skal anmeldes, eller selvrapportering til relevante myndigheter skal gjennomføres, der det er grunnlag for dette
Vi skal være medlem i UN Global Compact
Vi skal drive vår virksomhet i overensstemmelse med kravene gitt av:
Våre leverandører og samarbeidspartnere skal følge våre Etiske regler for leverandører og andre forretningspartnere.

Alle ansatte skal gjennomgå obligatorisk opplæring som omhandler temaer som varsling, etiske retningslinjer og økonomisk kriminalitet.
Enkelte medarbeidere, blant annet innkjøpere, selgere mv., gis ytterligere opplæring basert på risikovurdering.
Hele konsernet skal ta læring av eventuelle hendelser gjennom kunnskapsdeling.

Våre Etiske regler for leverandører og andre forretningspartnere og denne policyen skal være tilgjengelig i vårt styringssystem og på vår hjemmeside, og foreligge på både norsk og engelsk.
Fokus på risiko for økonomisk kriminalitet og forebygging av dette, herunder toppledelsens fokus, skal kommuniseres tydelig både internt og eksternt.

Klart definert ansvar og myndighet for å sikre etterlevelse av lover og regler
Varsling av kritikkverdige forhold kan gjøres gjennom intern og ekstern varslingskanal for ansatte og utenforstående (se Varsling)
Våre belønningssystemer skal ikke bidra til å øke risikoen for brudd på lover og regler
Etterlevelse av lover og regler skal vektlegges ved evalueringer, forfremmelser mv.

Risikovurdering på compliance inngår i konsernets risikostyring.

Internkontrollen skal bestå bl.a. av fullmakter, arbeidsdeling, økonomireglement, kontrollerfunksjon og rutiner for periode- og årsavslutning
Fullmaktsstruktur skal beskrive anvisnings- og attestasjonsfullmakter, samt beslutningsmyndighet knyttet til innkjøp, godkjennelse av fakturaer og investeringsbeslutninger
De finansielle kontrolltiltak skal være beskrevet i vårt styringssystem eller i Økonomihåndboken.

Konsernstyret, Revisjonsutvalget og konsernsjef:
- legger føringer for vårt arbeid med compliance
- allokerer tilstrekkelige ressurser til vårt arbeid med compliance
Linjeledelse fra konsernledelse til avdelingsledere:
- påser at arbeid med compliance i eget virksomhetsområde er etablert, dokumentert, gjennomført og fulgt opp på en systematisk og hensiktsmessig måte i daglig drift
- ansvar for at policyen etterleves og at alle ansatte blir gjort kjent med den
Chief Compliance Officer:
- har operativt ansvar for denne policyen
- møter i Revisjonsutvalg årlig for å redegjøre for effekten av policyen og eventuelle faktiske hendelser
- kontakter leder av Revisjonsutvalg og/eller styreleder for å diskutere eventuelle saker knyttet til eget ansvarsområde
GRC-avdelingen:
- ansvarlig for å fasilitere forebyggende, undersøkende og responsive tiltak; herunder risikostyring, revisjoner, aktsomhetsvurderinger, og avvikshåndtering
Alle ansatte:
- setter seg inn i og etterlever denne policyen
- varsler Chief Compliance Officer, nærmeste leder eller iht. gjeldende varslingsrutiner ved mistanke om brudd på lover, retningslinjer eller denne policyen.